Tapahtumat työnantajamielikuvan markkinointikanavana

Pikkujouluja ja kesäjuhlia järjestettäessä sitä harvoin miettii näiden tapahtumien arvoa, tavoitteita ja tuloksia henkilöstön sitouttajana ja työnantajakuvan markkinointikanavana. Yrityksen sisäiset tapahtumat, pienet ja suuret, vaivalla organisoidut ja spontaanisti järjestetyt ovat sitä kuitenkin mitä suuremmassa määrin. Aiemmassa työpaikassani henkilöstötapahtumien järjestäminen oli vuosikellotettu juttu, joista ei tingitty mistään syystä. Tapahtumien koko ja kustannukset saattoivat vaihdella kunkin toimipisteen liikevaihdon ja tuloksen mukaan, mutta organisoitua yhdessäoloa pidettiin tärkeänä yhteishengen luojana ja sitouttamisen tekijänä toimipisteen iästä ja taloudellisesta tilasta huolimatta. Panostus henkilöstöön maksoi aina itsensä takaisin.  Perjantaikahvit vai tapahtumayrityksen tuottamat juhlat? Kaiken kokoisilla juhlilla on aikansa ja paikkansa. Myös sillä, kenen aikaa tapahtuman organisointiin käytetään. Juhlien järjestäminen on tietenkin kivaa puuhaa, joka sekin yhdistää, mutta onko käytetty aika investoitu oikeaan kohteeseen?  Tapahtumajärjestäjillä on kokemukseen perustuva osaaminen järjestää juhlia tehokkaasti. Henkilöstön ajankäyttö juhlien kasaamiseen saattaa tulla tapahtumatuottajaa kalliimmaksi. On syyyä punnita kenen ajasta on fiksuinta maksaa. Tapahtumien ostaminen on muuten sekin oma taitolajinsa. Jokainen joka tapahtumia on järjestänyt tietää kuinka monesta liikkuvasta osasta tapahtuma koostuu. Muutos yhtäällä, unohdus toisaalla saattaa aikaansaada aikamoisen lisätyömäärän. Selkeät tavoitteet ja yhdessä heti alkuun sovitut linjaukset tehostavat kummasti organisointia, tekee sen itse tai jollekin muulle siitä maksaen. Budjetti kannattaa myös olla naulattuna siinä vaiheessa, kun suunnitelmia aletaan raapustaa. Kustannukset nimittäin kasvavat sitä mukaa mitä enemmän tehdään ees-taas -liikettä eteenpäin. Bilebudjettia ei ole syytä tuhlata säätämiseen! Elämys yhdelle, työtehtävä toiselle Kuka tahansa selviää perjantaikahvien organisoimisesta, mutta kunnon henkilöstötapahtumat ovat niin iso investointi, että asiantunteva suunnitelmallisuus ja toteuttaminen on paikallaan. Ulkoisen avun käyttäminen viestii jotain tärkeää myös henkilöstölle: olette tärkeitä ja haluamme tarjota teille kaikille laadukkaan, ammattimaisesti järjestetyn elämyksen. On nimittäin selvää, että itse järjestetty tapahtuma ei ole kaikille elämys. Osalle porukkaa se on työtehtävä.  Teksti on julkaistu tapahtumayritys Eventgardenin blogissa. Kirjoittaja, HR Kakspistenolla Oy:n perustaja Susanna Rantanen on Eventgardenin emoyhtiön, BSG Marketingin hallituksen jäsen. Kirjoitus on ihan puhtaasti puolueellinen, kirjoittajan harkintakyvyttömyyden tulos ja tuotos, mutta silti totta joka sana.